مدیریت زمان برای مشاورین املاک (جهت افزایش درآمد)

برای موفقیت در کار املاک به چه سرمایه‌هایی نیاز دارید؟ آنچه یک مشاور املاک برای موفقیت نیاز دارد از جنس سرمایه نقدی مثل پول، دفتر کار و امثال اینها نیست. سرمایه یک مشاور املاک مواردی مانند: دانش حقوقی و کسب‌وکاری، شبکه افراد مرتبط با بازار املاک، تلاش و پشتکار و… است. یکی از مهمترین سرمایه‌های مشاورین املاک زمان است. در این مطلب مدیریت زمان برای مشاورین املاک را آموزش می‌دهیم تا بتوانید از این راه درآمد خود را افزایش دهید.

برای توضیح نوع اثر گذاری زمان و مدیریت زمان بر کار مشاورین املاک، یک مثال می‌زنیم. زمان برای مشاور املاک مثل جاده برای راننده کامیون است. جاده بستر حرکت راننده کامیون است. این جاده است که فرصت حمل بار و کسب درآمد را به راننده کامیون می‌دهد. فرض کنید بر اثر جنگ یا زلزله، جاده‌ای تخریب و غیر قابل استفاده شود. در نتیجه راننده کامیون امکان کسب درآمد از آن مسیر را از دست می‌دهد.

راننده کامیون کنترلی روی طول مسیر (جاده) ندارد؛ نمی‌تواند آن را کوتاه‌تر یا بلندتر کند. صرفا می‌تواند سرعت و نحوه حرکت خود در جاده را مدیریت کند. مثلا می‌تواند تصمیم بگیرد روزها سریع‌تر حرکت کرده و شب‌ها کمی کنار جاده استراحت کند. مشاور املاک نیز همینطور است.

مشاور املاک هر روز زمان محدودی دارد و نمی‌تواند آن را بیشتر کند. شاید فکر کنید با اختصاص ساعات بیشتری برای کار، می‌توانید زمان بیشتری بدست آورید. اما اشتباه می‌کنید. در ادامه توضیح می‌دهیم که چرا این کار اشتباه است.

تنها کاری که شما می‌توانید با زمان انجام دهید این است که مثل یک راننده کامیون، تصمیم بگیرد کجا تند برانید، کجا توقف کنید، کجا استراحت کنید، کجا آهسته برانید و از منظره لذت ببرید و… . این کار یعنی مدیریت زمان. اما آیا مدیریت زمان برای مشاورین املاک واقعا حیاتی است؟

آیا مدیریت زمان برای مشاورین املاک واقعاً حیاتی است؟

فرض کنید شما تمام آن چیزی که یک مشاور املاک برای موفقیت نیاز دارد را بدست آورده‌اید، غیر از مدیریت زمان. فکر می‌کنید اگر در مدیریت زمان ضعیف باشید، چه ضربه‌ای می‌تواند به شما وارد کند؟ پس از مدتی حس می‌کنید از افرادی که از شما ضعیف‌تر هستند عقب افتاده‌اید. شاید حتی سر در گم شوید و ندانید مشکل کار کجاست.

اگر نتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید، از همه نظر از چیزی که لیاقت آن را دارید، عقب می‌افتید. وقتی در مدیریت زمان ضعیف باشید، ممکن است به مرور ببینید تعداد فایل‌های شما از همکاران‌تان کمتر است، روابط کاری محدودتری دارید، تعداد تماس‌های تلفنی کمتری دارید. در نهایت می‌بینید که درآمد شما تناسبی با توانایی‌های شما ندارد و متوجه می‌شوید از همه عقب افتاده‌اید. اینجاست که بسیاری از افراد ناامید شده و کار املاک را رها می‌کنند.

بنابراین همانطور که می‌بینید، دوام و بقای شما در کار املاک با موضوع مدیریت زمان گره خورده است. اما باید بدانید که گاهی اوقات ما اشتباه تصور می‌کنیم که ریشه مشکل ما مدیریت زمان است. بنابراین بد نیست ببینیم چه زمانی واقعا به مدیریت زمان نیاز داریم؟

آیا واقعا به مدیریت زمان نیاز دارید؟

به طور کل می‌توان گفت «احتمالا» در ۲ حالت زیر به مدیریت زمان نیاز دارید:

• حس می‌کنید وقت کافی برای انجام تمام کارها ندارید. یعنی خیلی زیاد و حتی فشرده کار می‌کنید، اما همچنان برای انجام همه کارها، زمان کم می‌آورید.
• حس می‌کنید وقت خود را هدر داده و به درستی از آن استفاده نمی‌کنید.

البته باید توجه داشته باشید که داشتن این حس‌ها همیشه نشان دهنده مشکل شما در مدیریت زمان نیست. مثلا ممکن است شما حس کنید زمان کافی برای انجام کارهای خود ندارید، اما مشکل اصلی شما اعتیاد به کار کردن باشد.

در نتیجه پیش از اینکه با روش‌های مدیریت زمان آشنا شوید، باید بدانید چه عواملی منجر به مشکل در مدیریت زمان می‌شود. در ادامه دلایل سوء مدیریت زمان را توضیح می‌دهیم. بنابراین ادامه این مطلب را به دقت مطالعه کنید. زیرا ممکن است متوجه شوید شما هم درگیر مشکل مدیریت زمان هستید، یا شاید متوجه شوید شما هم به زودی با مدیریت زمان دچار مشکل می‌شوید.

چرا یک مشاور املاک دچار مشکل مدیریت زمان می‌شود؟

آیا در مدیریت زمان مشکل دارید؟ این مشکل از کجا سرچشمه می‌گیرد؟

ریشه مشکل در مدیریت زمان به استفاده نادرست از این سرمایه باز می‌گردد. اما منظور از استفاده نادرست از زمان به عنوان یک سرمایه چیست؟ برای اینکه بهتر متوجه شوید، این موضوع را با یک مثال توضیح می‌دهیم.

به طور کل مشکل افراد در سرمایه گذاری ۲ نوع است:

• سرمایه گذاری اشتباه یا به عبارت دیگر، تخصیص منابع مالی در جای نامناسب
• عدم سرمایه گذاری یا هدر دادن کامل منابع. به عبارت دیگر عدم توجه به اینکه پول یک سرمایه است و می‌توان از آن در جهت کسب سود بیشتر استفاده کرد.

در مورد مشکل مدیریت زمان برای مشاورین املاک نیز داستان به همین ترتیب است. مشاورین املاک یا زمان خود را به درستی برای انجام کارها اختصاص نمی‌دهند، یا اساسا به این نگاه که زمان یک سرمایه ارزشمند برای آنها است نرسیده‌اند.

این دو مسئله خود را در قالب مشکلات مختلفی بروز می‌دهند. به عبارت دیگر دلایل زیادی می‌تواند یک مشاور املاک را به نقطه‌ای برساند که از عملکرد خود ناراضی و حتی ناامید شود و به این نتیجه برسد که با مشکل مدیریت زمان دست و پنجه نرم می‌کند.

البته باید به این نکته اشاره کنیم که دلایل سوء مدیریت زمان بسیار است، اما در این نوشته دلایلی که بیشتر به کار مشاورین املاک می‌آید را شرح می‌دهیم. پس بخش‌های پیش رو را به دقت مطالعه کنید تا اگر شما هم درگیر مشکل مدیریت زمان هستید، ایراد کار خود را کشف کنید.

مشکل در هدف گذاری

داشتن هدف در مسیر موفقیت مثل داشتن قطب‌نما در بیابان است. شما به عنوان مشاور املاک باید به این سوالات پاسخ دهید:

• آیا برای ۵ سال دیگر خود هدفی دارید؟
• آیا برای شما مشخص است ۱ سال دیگر می‌خواهید به کجا برسید؟
• آیا هدف مشخص برای هفته پیش رو دارید؟
• آیا امروز که از خواب بیدار شده‌اید، اهداف مشخصی را دنبال می‌کنید؟

شاید خیلی از مشاورین املاک رسیدن به یک درآمد مشخص را به عنوان هدف در ذهن خود داشته باشند، اما آیا برای رسیدن به این هدف بزرگ، اهداف میانی تعریف کرده‌اید؟ اگر مراحل رسیدن به یک هدف بزرگ را به اهداف و مراحل میانی تقسیم نکنید، رسیدن به آن هدف بزرگ صرفا در حد یک آرزو باقی می‌ماند.

این ریز کردن و شکستن اهداف بزرگ به اهداف کوچک‌تر باید تا حدی انجام شود که شما هر روز اهداف مشخصی را برای رسیدن به آن هدف بزرگ پیگیری کنید. اگر بتوانید به این ترتیب هدف گذاری کنید، قطعا نمی‌توانید از زمان خود به درستی استفاده نکنید. به عبارت دیگر با این مدل هدف‌گذاری، وادار می‌شوید مدیریت زمان را به بهترین نحو ممکن انجام دهید.

اگر این سوال در ذهن شما شکل گرفته که چطور باید اهداف خود را تعریف کرده و چطور باید آن‌ها را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کنید، تا انتها این متن با گروه املاک و سرمایه گذاری مهندس علیرضا عمویی همراه باشید؛ پس از اتمام دلایل بروز مشکل در مدیریت زمان برای مشاورین املاک، راه حل‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

مشکل در اولویت دهی و تصمیم‌گیری

آیا مسیر درستی برای حل مشکل انتخاب می‌کنید؟

مشاورین املاک هر روز کارهای مختلف و متعددی برای انجام دادن دارند. کارهایی مثل:

• فایل یابی (میدانی، از طریق دیوار یا سیستم‌های فایلینگ مشاورین املاک)
• تماس با مشتریان
• ثبت آگهی در دیوار
• بازدید اولیه از ملک
• هماهنگی با مالک و خریدار برای بازدید
• هماهنگی برای جلسه فروش
• بازدید دادن به خریدار
• و کارهای دیگری که بنا به شرایط مختلف ایجاد می‌شوند

چطور این حجم از کارها را اولویت دهی می‌کنید و هر کدام را در زمان مناسب خود انجام می‌دهید؟ اگر کمی در کار املاک با تجربه باشید به خوبی می‌دانید که بعضی از کارها را نمی‌توان به زمان دیگری موکول کرد.

مثلا اگر در مناطقی مثل خیابان آرژانتین یا جردن تهران که املاک اداری زیادی دارند کار کنید، باید زمان تمام بازدیدها را حداکثر تا پیش از ساعت ۱۷ ببندید. اما اگر در جایی مثل تهرانپارس، یوسف آباد یا منطقه ۱۰ تهران که املاک مسکونی بیشتری وجود دارند کار کنید، عصر به بعد زمان بهتری برای بازدید است. یا اگر در مناطق ۱، ۲ و ۳ تهران کار کنید، با توجه به اینکه اغلب املاک مسکونی سرایدار دارد، احتمالا محدودیت زمانی خاصی ندارید.

حالا تصور کنید اگر در مدیریت زمان مشکل داشته باشید، به راحتی می‌توانید بازدید، مشتری و معامله را از دست بدهید. این تنها یک نمونه است که اهمیت اولویت دهی در کار املاک جهت مدیریت زمان برای مشاورین املاک را نشان می‌دهد. دوباره به لیست کارهای مشاورین املاک که در بالا به آن اشاره شد نگاه کنید، قطعا بدون اولویت دهی نمی‌توانید همه این کارها را به درستی و در زمان مناسب انجام دهید.

اگر ذهن‌تان درگیر این شده است که چطور باید کارها را اولویت دهی کنید، نگران نباشید. ادامه مطلب را مطالعه کنید تا در بخش راه حل‌ها، یک روش کاملا عملی برای این موضوع به شما آموزش دهیم.

مشکل کمال‌گرایی

از دید بسیاری از افراد کمال‌گرایی یک ویژگی مثبت است. حال آنکه متخصصین روانشناسی اعتقاد دارند کمال‌گرایی می‌تواند یک رفتار بیمارگونه باشد. حتی برخی از روانشناسان اعتقاد دارند کمال‌گرایی فاقد جنبه‌های مثبت بوده و به طور کامل یک مشکل رفتاری است. بنابراین اگر تا امروز خود را کمال‌گرا می‌دانستید و به آن افتخار می‌کردید، باید از هم‌اکنون طرز فکر خود را تغییر دهید.

اما کمال‌گرایی چطور باعث می‌شود شما زمان را به عنوان یک سرمایه مهم از دست بدهید؟ کمال‌گرایی باعث می‌شود شروع هر کاری را برای مساعد شدن شرایط به تعویق اندازید. به این ترتیب شما زمان را به عنوان یک سرمایه مهم از دست می‌دهید.

فردی را تصور کنید که تازه می‌خواهد وارد کار املاک شود. فرض کنید این فرد برای اینکه یک حضور حرفه‌ای و قوی در کار املاک داشته باشد، دوره جامع آموزش مشاور املاک را از گروه املاک و سرمایه گذاری مهندس علیرضا عمویی خریداری کرده اما ورود عملی به کار املاک را به تعویق می‌اندازد تا جزء به جزء این دوره را به دقت مشاهده کند.

درست است که با حتی فردی که هیچ شناختی از بازار املاک ندارد، با مشاهده این آموزش می‌تواند قوی و حرفه‌ای کار املاک را آغاز کند، اما به تعویق انداختن شروع عملی کار، صرفا زمان شما که سرمایه‌ای تجدید ناپذیر است را نابود می‌کند.

حالت دیگر این است که کمال‌گرایی شما باعث می‌شود حاضر نشوید هیچ کاری را به افراد دیگر واگذار کنید. چرا که همیشه تصور می‌کنید هیچ کسی مثل شما از عهده انجام آن کار بر نمی‌آید. بنابراین بار انجام تمام کارها بر دوش شما قرار گرفته و در نهایت احساس می‌کنید زمان لازم برای انجام همه کارها را نداشته و زمان خود را به درستی استفاده نکرده‌اید.

مسیر اشتباه برای حل کردن مشکل

اگر مشاور املاک هستید حتما با خریداران و فروشندگان غیر واقعی برخورد داشته‌اید. این افراد قاتلین وقت مشاورین املاک هستند. یکی از نکات مهم در مدیریت زمان برای مشاورین املاک این است که با تکنتیک‌های شناخت خریدار و فروشنده غیر واقعی آشنا شوند. در غیر اینصورت این افراد مهم‌ترین سرمایه شما که زمان است را نابود می‌کنند.

خیلی از مشاورین املاک، مخصوصا افراد تازه‌کار، وقت خود را برای ارائه خدمات به همه مراجعین هدر می‌دهند. اتفاقی که برای این افراد می‌افتد این است که پس از مدتی متوجه می‌شوند تمام تلاش‌های آنها بی‌نتیجه باقی می‌ماند. برخی از این افراد متاسفانه آموزش ندیده و متوجه نمی‌شوند مشکل اصلی آنها عدم شناخت خریدار و فروشنده غیر واقعی است. همین مسئله باعث می‌شود به بی‌راهه افتاده و برای حل مشکل به جای طی کردن مسیر درست، خود را به در و دیوار بکوبند و زمان بیشتری از خود تلف کنند.

اگر می‌خواهید هر مشکل را از راه حل مناسب بر طرف کرده و زمان خود را به این ترتیب به خوبی مدیریت کنید، باید پیوسته درحال آموزش دیدن، عمل به آن آموزش‌ها و استفاده از تجربیات دیگران باشید. به این منظور، اگر مشاور املاک هستید می‌توانید از دوره جامع آموزش مشاور املاک و اگر مدیر املاک هستید، از دوره جامع آموزش مدیران املاک استفاده کنید.

اهمال کاری

پیش‌تر درباره به تعویق انداختن کارها به دلیل کمال‌گرایی صحبت کردیم. اما گاهی کمال‌گرایی دلیل به تعویق انداختن کارها و کشتن زمان نیست. بلکه گاهی اوقات ما با اهمال کاری زمان خود را از بین می‌بریم. در رفتارشناسی از اهمال کاری با عنوان «به تاخیر انداختن توجیه‌ناپذیر» نیز یاد می‌شود.

در واقع زمانی در حال اهمال کاری هستیم که دلیل خاص و ثابتی برای به تعویق انداختن کارها نداریم. گاهی اوقات دلیل تنبلی است، گاهی اوقات ترس از روبرو شدن و انجام یک کار سخت. مثلا ممکن است برای یک مشاور املاک سخت باشد که چند ساعت پای کامپیوتر بنشیند و در سیستم فایلینگ دنبال فایل‌های مناسب باشد و بعد با هر کدام تماس بگیرد. در نتیجه اهمال کاری به سراغ او می‌آید و این کار را به تعویق می‌اندازد.

در این جا ممکن است هر دو حالت برای سو مدیریت زمان اتفاق بی‌افتد:

• حالت اول: فایل یابی که کار مهمی است را به تعویق انداخته و کار دیگری که اهمیت کمتری دارد را انجام می‌دهید (تخصص منابع در جای نادرست).
• حالت دوم: فایل یابی را به تعویق انداخته و هیچ کار مفید دیگری هم انجام نمی‌دهید (هدر دادن منابع).

برای پیشگیری از اهمال کاری بهتر است کارهای که مختلفی که هر روز دارید را لیست کرده و به ترتیب اولویت قرار دهید. به این ترتیب در عمل برای هر یک وزنی قائل شده‌اید. برای اینکه درگیر اهمال کاری نشوید باید هر وقت زمان انجام هر کدام از کارها رسید، خود را ملزم کنید تا همان موقع کار مربوطه را انجام دهید.

مشکل نه گفتن

فرض کنید کار مهمی برای انجام دادن دارید. مثلا نزدیک ساعت ۱۷ است و باید از یک ملک اداری بازدید کنید. حال یکی از همکاران از شما می‌خواهد به جای او مشتری را برای بازدید ملک همراهی کنید. آیا می‌توانید به خاطر انجام کار مهمی که در پیش دارید به همکار خود «نه» بگویید؟ اگر مشکل نه گفتن دارید، قطعا از جهات زیر ضرر می‌کنید:

• نمی‌توانید کار مهم خود که بازدید از ملک است را انجام دهید.
• به دلیل اینکه نتوانسته‌اید زمان خود را به انجام کار درست تخصیص دهید، زمان شما هدر رفته است.
• زمان خود را برای انجام کاری هزینه کرده‌اید که در راستای اهداف میانی و کوتاه مدت یا اهداف بلند مدت شما نیست.

همانطور که می‌بینید، ناتوانی در «نه» گفتن، می‌تواند از چندین جهت به شما آسیب بزند. بنابراین بهتر است به تقویت مهارت نه گفتن فکر کنید. اگر مطالعه این نوشته را ادامه دهید، در بخشی که تکنیک‌ها و راه‌کارهای مدیریت زمان برای مشاورین املاک را توضیح می‌دهیم، کاملا متوجه می‌شوید کجاها و در چه مکان‌هایی باید با نه گفتن زمان خود را مدیریت کنید.

مشکل کمبود انگیزه و انرژی

آیا انرژی و انگیزه کافی برای حرکت با سرعت بالا در مسیر موفقیت را دارید؟

وقتی انگیزه و انرژی لازم برای ادامه مسیر را نداشته باشید، قطعا نمی‌توانید از زمان خود به درستی استفاده کنید. اما چه چیزی می‌تواند دلیل این کمبود انگیزه و انرژی باشد؟ دلایل این مشکل می‌تواند متفاوت باشد. در ادامه به برخی از دلایل این مسئله که در بین مشاورین املاک بیشتر دیده می‌شود می‌پردازیم.

در ابتدای این متن گفتیم که بهتر است ساعات کاری خود را بیش از حد افزایش ندهید. زیرا این کار می‌تواند به مرور انرژی شما را کاهش داده و انگیزه شما برای ادامه پر قدرت کار را از بین ببرد. فراموش نکنید که زندگی ابعاد مختلفی دارد. می‌تواند گفت کار در کنار دوستان، خانواده، سلامتی و حال روحی شما مواردی هستند که در زندگی باید مورد توجه قرار گیرند.

اگر شما به عنوان یک مشاور املاک زمان کار را افزایش دهید، بدیهی است که زمان لازم برای رسیدگی به موارد دیگر را کاهش می‌دهید. شاید در ابتدا با کسب درآمد بیشتر حتی انرژی و انگیزه شما افزایش یابد. اما محال است در طولانی مدت این روند ادامه داشته باشد.

از دیگر دلایل از بین رفتن انگیزه و انرژی، مشکل مواردی هستند که بالاتر به آنها اشاره کردیم. به طور کل هر چیزی که شما را از رسیدن به هدف دور کند، می‌تواند انرژی و انگیزه شما را از بین ببرد. در کل داشتن هدف و حرکت آهسته و پیوسته به سمت هدف می‌توان اثر بسیار چشمگیری در حفظ و ایجاد انرژی و انگیزه داشته باشد.

تا اینجا با دلایل اصلی عدم مدیریت زمان برای مشاورین املاک آشنا شدید. اما راه حل چیست؟ مشاورین املاک چطور می‌توانند با مدیریت زمان درآمد خود را افزایش دهند؟ در بخش بعد به این سوالات پاسخ می‌دهیم.

آموزش مدیریت زمان برای مشاورین املاک

می‌توان گفت جدی‌ترین و مهم‌ترین مشکلات مدیریت زمان برای مشاورین املاک به هدف‌گذاری و اولویت دهی به کارها باز می‌گردد. اگر دقت کنید، بسیاری از مشکلات مشاورین در خصوص مدیریت زمین، مستقیم یا غیر مستقیم با دو موضوع هدف‌گذاری و اولویت دهی به کارها ارتباط دارد.

اگر اهداف مناسبی داشته باشید و آنها را به درستی تعریف کرده باشید و همچنین اگر در اولویت دهی به کارها عملکرد خوبی داشته باشید، ذهن و تمام فعالیت‌های شما در چارچوب و مسیری قرار می‌گیرد که به هدف نهایی و اصلی شما منتهی می‌شود. بنابراین برای حل مشکل مدیریت زمان برای مشاورین املاک، تکنیک‌هایی جهت هدف گذاری درست و اولویت دهی به کارها معرفی می‌کنیم.

آموزش هدف گذاری به روش SMART جهت مدیریت زمان برای مشاورین املاک

SMART از اول کلماتی تشکیل شده که این روش هدف گذاری را تعریف می‌کنند.

استفاده از روش SMART جهت هدف گذاری برای مشاورین املاک بسیار کارآمد است. هدف گذاری به روش SMART به شما می‌گوید برای اینکه بتوانید یک هدف را به درستی تعریف کنید، باید چه نکاتی را در تعریف هدف رعایت کنید. در واقع تعریف هدف با این روش باید شامل حداقل ۵ ویژگی باشد. کلمه SMART نیز از ابتدا حرف اول این ۵ ویژگی به زبان انگلیسی گرفته شده است. در ادامه این ۵ ویژگی را توضیح می‌دهیم.

مشخص و شفاف بودن هدف (Specific):

هدف شما به عنوان یک مشاور املاک چیست؟ می‌خواهید در کار خود به یک مشاور املاک موفق تبدیل شوید؟ می‌خواهید در کار املاک پیشرفت کنید؟ اما اینها اهداف اسمارت (SMART) نیستند. هدف اسمارت باید مشخص و شفاف باشد.

پیشرفت از دید شما یعنی چه؟ داشتن فایل‌های بیشتر؟ بدست آوردن روابط کاری گسترده‌تر؟ ارتباط با سازندگان بیشتر و بهتر؟ همانطور که می‌بینید موفقیت برای هر فردی می‌تواند معنای متفاوتی داشته باشد. حتی برای خود شما و در زمان‌ها یا شرایط متفاوت، معنی موفقیت ممکن است تغییر کند.

فکر می‌کنید اگر هدف شما این باشد که بتوانید در منطقه ۱ تهران فعالیت کنید، آیا این هدف شفاف است؟ خیر! می‌خواهید روی املاک تجاری در منطقه ۱ کار کنید یا املاک اداری یا مسکونی؟ باید این موضوع را برای خود مشخص کنید. حتی بهتر است رنج قیمتی کار خود را در این هدف گذاری مشخص کنید. در ادامه متوجه می‌شوید چرا باید تا این حد دقیق هدف خود را مشخص کنید.

بنابراین اگر می‌خواهید در مدیریت زمان برای مشاورین املاک به خوبی عمل کنید و درآمد خود را افزایش دهید، حتما اهداف خود را شفاف و دقیق تعریف کنید. البته این تازه اولین قدم برای تعریف هدف است. در قدم بعدی باید هدف خود را به نحوی تعریف کنید که قابل اندازه‌گیری باشد.

قابل اندازه‌گیری بودن هدف (Measurable)

شاید در قدم قبلی به این نتیجه رسیده باشید که افزایش درآمد هدفی شفاف برای شما است. اما باید بدانید هر چند این هدف شفاف است، اما به هیچ وجه هدفی نیست که قابل اندازه‌گیری باشد. می‌پرسید چرا؟ به این سوالات پاسخ دهید. چقدر افزایش درآمد مطلوب است؟ مثلا ۱ درصد افزایش درآمد برای شما مطلوب است یا ۱۰۰ درصد افزایش درآمد؟ شاید یک نفر با ۱۰۰ درصد افزایش درآمد راضی باشد اما فردی دیگری بخواهد درآمد خود را ۱۰ برابر کند.

بنابراین هدف خود را کاملا قابل اندازه‌گیری تعریف کنید. فرض کنید هدف شما افزایش تعداد فایل برای رسیدن به موفقیت در کار املاک است. باید تعیین کنید می‌خواهید به چه تعداد فایل برسید؟ این فایل‌ها در کدام محدوده باشد؟ چه تعداد از فایل‌ها مسکونی، اداری، تجاری یا زمین باشند؟

اگر هدف خود را به این ترتیب تعریف کنید، می‌توانید خود را مدام رصد کنید. منظور از رصد کردن این است که می‌توانید در بازه‌های زمانی مختلف میزان نزدیک شدن به هدف خود را بررسی کرده و ببینید چقدر از زمان خود به درستی برای رسیدن به هدف استفاده کرده‌اید. در واقع وقتی هدفی را به صورت قابل اندازه‌گیری تعریف کنید، با اعداد و ارقام می‌تواند موفقیت خود در مدیریت زمان را بررسی کنید.

قابل دستیابی بودن (Achievable)

آیا اهدافی که برای خود تعریف می‌کنید قابل دستیابی هستند؟

پیش‌تر گفتیم که اگر اهداف بزرگی در سر دارید، برای رسیدن به آنها باید یک اهداف بزرگ را به اهداف کوچکتر (اهداف میانی)  تقسیم کنید. این توضیح در واقع همان قابل دستیابی بودن هدف است. وقتی شما هدف بسیار بزرگی دارید که برای شما در شرایط کنونی قابل دستیابی نیست، نمی‌توانید به درستی در راستای آن حرکت کنید و همین موضع باعث می‌شود حس کنید در مدیریت زمان به خوبی عمل نکرده‌اید. برای اینکه دچار این مشکل نشوید، باید اهداف بزرگ را اهداف کوچکتر بشکنید.

فرض کنید می‌خواهید فایل‌های خود را به تعداد مشخصی افزایش دهید. برای رسیدن به این هدف تصمیم گرفته‌اید بیشتر روی فایل‌یابی میدانی تمرکز کنید. بنابراین یک روز در هفته فایل‌یابی میدانی را به عنوان هدف برای خود تعریف می‌کنید.

آیا این هدف مناسب است؟ آیا می‌توانید یک روز کامل را به فایل‌یابی اختصاص دهید؟ بعید به نظر می‌رسد این هدف «قابل دستیابی» باشد. برای رسیدن به این هدف، می‌توانید روزی ۱ ساعت تا ۱ ساعت و نیم را به فایل‌یابی میدانی اختصاص دهید تا در واقع در هفته معادل یک روز فایل‌یابی میدانی را عملی کرده باشید.

مرتبط بودن اهداف (Relevant)

شاید عبارت «مرتبط بودن اهداف» یا «اهداف مرتبط» برای شما واضح نباشد. اما اتفاقا این مورد یکی از ویژگی‌های مهم است که همیشه باید وجود آن را اهدافی که برای خود تعریف کرده‌اید بررسی کنید. برای درک بهتر این مورد بیشتر توضیح می‌دهیم.

بسیاری اوقات ما اهداف بزرگ و جذابی برای خود تعریف کرده‌ایم، اما کارهایی که هر روز، هر هفته و هر ماه انجام می‌دهیم، در راستای رسیدن ما به آن اهداف نیستند. مثلا فرض کنید شما یک مشاور املاک تازه کار هستید و سرمایه خاصی ندارید. اما هدف بزرگی که در سر دارید، تاسیس یک آژانس املاک دپارتمانی موفق است.

اگر شما چنین هدفی در سر داشته باشید، چه اهداف مرتبطی برای رسیدن به آن باید برای خود تعریف کنید؟ یکی از این اهداف می‌تواند تامین هزینه لازم برای اجاره یک دفتر در نقطه‌ی مشخصی از شهر باشد. شاید فکر کنید برای راه اندازی یک املاک دپارتمانی، بهتر است یک تیم از دوستان توانمند را دور خود جمع کنید. پس می‌توانید این مورد را نیز به عنوان یک هدف برای خود تعریف کنید.

اگر به این ترتیب عمل کنید، می‌بینید که کلیه فعالیت‌های شما در راستای رسیدن به آن هدف بزرگ و جذاب تعریف شده است. حالا فکر می‌کنید اگر اهداف خود را به این ترتیب تعریف کنید، باز هم زمان را از دست می‌دهید؟ باز هم احساس می‌کنید در مدیریت زمان مشکل دارید؟ بعید به نظر می‌رسد! البته همچنان یک بخش مهم از هدف گذاری به روش اسمارت باقی مانده است.

محدود بودن اهداف به زمان (Time-Bound)

کاری که محدود به زمان تعریف نشود، هرگز تمام نمی‌شود.

تا چه زمانی می‌خواهید به هدف مورد نظر خود برسید؟ تا می‌توانید مثلا تا ۶۰ سالگی برای تاسیس دفتر املاک خود صبر کنید؟ آیا برای شما فرقی ندارد ۲ برابر شدن درآمد شما یک سال طول بکشد یا ۵ سال؟ یا مثلا می‌توانید ۱۰۰ فایل جدید فقط تا پایان هفته به فایل‌های خود اضافه کنید؟

همانطور که می‌بینید محدود کردن اهداف به زمان بسیار مهم است. اصطلاحا می‌گویند از برای انجام کاری، زمان تعیین نکنید، یعنی آن کار می‌تواند تا ابد انجام نشود. البته شاید نگران این شوید که چطور می‌توانید برای انجام هر کاری زمان را به درستی تعریف کنید. شاید انجام برخی از کارها بیش از حد انتظار شما طول بکشد.

نگران نباشید. محدود کردن اهداف به زمان برای این نیست که در صورت محقق نشدن آن خود را جریمه یا سرزنش کنید. دلیل اصلی محدود کردن به زمان این است که به قول معروف زمان از دست شما در نرود. وقتی شما رسیدن به هدفی را به زمان محدود می‌کنید، ناخودآگاه انرژی و تمرکز بیشتری برای رسیدن به آن صرف می‌کنید. همین مسئله می‌تواند شانس موفقیت شما را افزایش دهد.

چند نکته درباره هدف گذاری به روش اسمارت

هدف‌گذاری به روش SMART وحی منزل نیست. سعی نکنید بیش از حد درگیر جزییات شوید. تلاش نکنید تمام ۵ ویژگی بالا را برای تمام کارهای خود تعریف کنید. اگر بتوانید این کار را انجام دهید بهتر است. اما خود را اسیر چارچوب‌ها نکنید. سعی کنید معنا و مفهوم این تکنیک را یاد بگیرید و آن را اجرا کنید. فراموش نکنید، عملگرایی را فدای چیزی نکنید.

البته باید توجه داشته باشید که شاید گاهی از اوقات نتوانید تمام این ۵ ویژگی را برای یک هدف تعریف کنید. در این صورت احتمالا زنگ خطر برای شما به صدا درآمده است. چرا که احتمال دارد ملزومات رسیدن به هدف را به خوبی نشناخته باشید. همین مسئله باعث می‌شود نتوانید زمان را به درستی مدیریت کنید.

مثلا فرض کنید تازه کار املاک را شروع کرده‌اید و هدف شما این است که بتوانید روزی در منطقه ۱ تهران به عنوان مشاور املاک کار کنید. آیا می‌توانید این هدف را به صورت قابل اندازه‌گیری تعریف کنید؟ اگر نمی‌توانید احتمالا نمی‌دانید برای موفقیت در منطقه ۱ تهران باید چه ویژگی‌هایی داشته باشید.

یکی از این ویژگی‌ها این است که باید بتوانید حداقل به اندازه یک سال برای گذراندن زندگی خود پس‌انداز داشته باشید. زیرا شاید نتوانید تا یک سال در منطقه ۱ تهران قراردادی ببندید. اگر این نکته را بدانید، حالا می‌توانید همین هدف را به صورت قابل اندازه‌گیری تعریف کنید.

اگر به نکاتی که تا اینجا آموزش دادیم به خوبی توجه کرده، می‌توانید با تعریف درست اهداف خود در مدیریت زمان موفق‌تر از قبل عمل کنید. اما اگر می‌خواهید در مدیریت زمان برای مشاورین املاک کاملا موفق باشید، باید تکنیکی را بیاموزید تا بتواند در اولویت بندی صحیح کارها، حرفه‌ای عمل کنید. این تکنیک به ماتریس آیزنهاور معروف است.

ماتریس آیزنهاور، تکنیکی برای اولویت دهی کارها و مدیریت زمان

آموزش تکنیک ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

ماتریس آیزنهاور، روش مدیریت زمانی بود که ژنرال ۵ ستاره ارتش آمریکا که به عنوان سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا انتخاب شد، برای مدیریت زمان از آن استفاده می‌کرد. این روش جهت مدیریت زمان برای مشاورین املاک نیز بسیار کاربردی است. گروه املاک و سرمایه گذاری مهندس علیرضا عمویی، در ادامه این تکنیک را به شما آموزش می‌دهد.

از دید ژنرال آیزنهاور، هر کاری دارای ۲ ویژگی است که باید بر اساس آنها، اولویت کارها را مشخص کرد. این ویژگی‌ها عبارتند از: مهم بودن و ضروری بودن. منظور از مهم بود، میزان اهمیت انجام آن کار برای ما است. منظور از ضروری بود این است که آن کار باید چقدر سریع و فوری انجام شود. با توجه به این ۲ ویژگی، کارها به ۴ دسته زیر تقسیم می‌شوند.

• کارهای مهم و ضروری
• کارهای مهم و غیر ضروری
• کارهای غیر مهم و ضروری
• کارهای غیر مهم و غیر ضروری

راز استفاده از ماتریس آیزنهاور جهت مدیریت زمان برای مشاورین املاک این است که بدانید کدام کارها در کدام دسته قرار گرفته و هر در دسته را باید چطور مدیریت کنید. در ادامه تمام نکات مهم برای حرفه‌ای شدن در استفاده از ماتریس آیزنهاور را برای شما شرح می‌دهیم.

کارهای مهم و ضروری

اگر کاری هم مهم است و هم فوری، به احتمال زیاد شما در شرایط بحرانی قرار دارید. شرایط بحرانی می‌تواند به خاطر سو مدیریت زمان توسط شما یا به واسطه یک تصادف، اتفاق یا مسئله‌ای غیر قابل پیش‌بینی رخ دهد. از آن جایی که بحث ما مدیریت زمان برای مشاورین املاک است، وارد موضوع اتفاقات و حوادث نمی‌شویم.

برای اینکه درک کنید سود مدیریت زمان چطور می‌تواند شما را در وضعیت کارهای «مهم و ضروری» قرار دهد، به مثالی که می‌زنیم دقت کنید. فرض کنید مالک چند روز پیش، با شما هماهنگ کرده که جلسه فروش امروز عصر باشد. شما هم به هر دلیلی نتوانسته‌اید این زمان را به خریدار اعلام و هماهنگ کنید. حالا چند ساعت مانده به زمان جلسه فروش و به یاد می‌آورید که با خریدار هماهنگ نکرده‌اید.

اگر برای هماهنگی با خریدار دیر شده باشد و نتوانید برای جلسه فروش هماهنگ کنید، ممکن است مالک منصرف شود یا حتی در فاصله هماهنگی برای یک جلسه فروش دیگر، ممکن است ملک توسط یک املاک دیگر فروخته شود.

این شرایط کاملا بحرانی است. در این حالت هم درگیر فوریت هستید و هم کاری که پیش رو دارید مهم است. به نظر شما برخورد درست با کارهایی که در دسته «مهم و ضروری» قرار می‌گیرند چیست؟ بدیهی است که باید این کارها را با سرعت و دقت انجام داد. اما نکته مهم این است که باید سعی کنید اجازه ندهید هیچ کاری به این شرایط برسد.

همانطور که می‌بینید، کاری که در وضعیت «مهم و ضروری» یا وضعیت بحرانی قرار دارد به خاطر اشتباه در مدیریت زمان اتفاق می‌افتد. می‌توانید همین حالا کارهای هفته یا ماه اخیر خود را مرور کنید و ببینید چقدر در شرایط «بحرانی» از این نوع قرار گرفته‌اید. اگر مواردی را به خاطر می‌آورید، به احتمال زیاد در مدیریت زمان با مشکل روبرو هستید.

کارهای مهم و غیر ضروری

این خانه از ماتریس آیزنهاور باید بسیار مورد توجه قرار گیرد.

اگر فکر می‌کنید قسمت قبل، یعنی کارهای «مهم و ضروری» بیشترین اهمیت را در ماتریس آیزنهاور دارند، در اشتباه هستید. مهم‌ترین بخش از ماتریس آیزنهاور، کارهای «مهم و غیر ضروری» هستند. در واقع اگر کارهای این بخش را مدیریت نکنید، وارد بخش کارهای مهم و ضروری شده و در واقع شما را دچار بحران می‌کنند. بنابراین رسیدگی به کارهای «مهم و غیر ضروری» اهمیت زیادی دارد.

می‌توان گفت اغلب کارهای تخصصی یک مشاور املاک (یا آژانس املاک) در این بخش قرار دارند. مثلا فایل‌یابی، یاد گرفتن نکات حقوقی، مسلط شدن به منطقه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید و… همگی مهم هستند. چرا که در راستای اهداف کاری شما قرار دارند. اما هیچ کدام ضروری نیستند. چرا که برای انجام‌ها فوریت خاصی وجود ندارد.

اما نکته مهم این است که اگر برای انجام این کارها اهمیت ویژه قائل نشوید و برنامه نداشته باشید، اصطلاحا سر بزنگاه دچار مشکل می‌شوید و شرایط بحرانی را تجربه می‌کنید. وضعیتی را تصور کنید که به همراه مشتری برای بازدید یک ملک رفته‌اید و مشتری یک سوال حقوقی مرتبط با ملک از شما می‌پرسد. اگر نکات حقوقی را پیش از آن یاد نگرفته باشید، بحران را تجربه می‌کنید.

کارهای غیر مهم و ضروری

کارهای «غیر مهم و ضروری» به این دلیل مهم نیستند که در راستای اهداف شما قرار ندارند. اما به دلیل اینکه در لحظه باید انجام شوند و یا باید به سرعت درباره نحوه انجام آن‌ها تصمیم‌گیری کنید، ضروری هستند. معمولا این کارها توسط دیگران به شما ارجاع داده می‌شوند.

مثلا فرض کنید برای همکار شما کاری پیش آمده و از شما می‌خواهد کاری را به جای او انجام دهید. کاری که مربوط به همکار شما است در راستای اهداف شما نیست بنابراین «غیر مهم» است. اما باید در همین لحظه در خصوص آن تصمیم‌گیری کنید، در نتیجه «ضروری» است.

به عنوان مثالی دیگر می‌توانید فرض کنید فروشنده ملک از شما می‌خواهد ملکی را جهت اجاره برای او پیدا کنید. رنج کاری شما اجاره نیست، اما پاسخ دادن به این نیاز فروشنده ضروری است. در چنین شرایطی توصیه می‌شود انجام این کار را به فرد دیگری محول کنید.

در موارد این چنینی دست رد به سینه طرف مقابل نمی‌زنید، اما کار او را نیز شخصا به عهده نمی‌گیرید. اما باید به یک مورد دقت داشته باشید. اگر همیشه کاری که به شما سپرده شده را به دیگری ارجاع دهید، ممکن است تصویر مناسبی از خود نسازید. این مسئله به صورت ویژه در بین همکاران اهمیت دارد.

توصیه می‌کنیم همیشه به روابط انسانی در محیط کار خود اهمیت دهید. فراموش نکنید برای رسیدن به اهدافی که دارید بی‌نیاز از رابطه خوب با همکاران خود نیستید. اگر برای کارهای «مهم و غیر ضروری» خود برنامه دارید، می‌توانید برای ایجاد رابطه خوب کاری، گاهی اوقات کارهای «غیر مهم و ضروری» که توسط همکاران به شما ارجاع داده می‌شود را انجام دهید.

کارهای غیر مهم و غیر ضروری

مراقب کارهای «غیر مهم و غیر ضروری» باشید. خیلی از اوقات همین کارها هستند که مانع انجام کارهای «مهم و غیر ضروری» می‌شوند و عملا شما را دچار بحران می‌کنند. این کارها مواردی هستند که هم در راستای اهداف شما قرار ندارند و هم انجام آن‌ها هیچ فوریتی ندارد.

کارهایی مثل گشتن در فضای مجازی یا صحبت‌های بی‌مورد با همکاران که صرفا وقت شما را هدر می‌دهند نمونه‌هایی از کارهای «غیر مهم و غیر ضروری» هستند. با حذف این کارها می‌توانید زمان بیشتری برای انجام کارهای مهمی مثل فایل‌یابی و… بدست آورید.

در اکثر گوشی‌های موبایل اندرویدی بخشی با نام Digital Balance یا Digital Wellbeing و در گوشی‌های آیفون بخشی با نام Screen Time وجود دارد که نشان می‌دهد چند ساعت در کدام برنامه‌ها وقت گذاشته‌اید. پیشنهاد می‌کنیم همین حالا به این بخش از گوشی خود سر بزنید و ببینید چند ساعت را در شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌ها صرف کرده‌اید.

اگر این زمان صرف آموزش شده باشد خوب است. چرا که آموزش یک کار «مهم و غیر ضروری» برای مشاورین املاک است که اگر به موقع به آن توجه نشود شما را دچار بحران می‌کند. اما اگر این زمان برای کاری به غیر از آموزش صرف شده باشد، بهتر است در نوع استفاده خود از گوشی موبایل تجدید نظر کنید تا بتوانید در مدیریت زمان بهتر عمل نمایید.

چند نکته بسیار مهم درباره مدیریت زمان برای مشاورین املاک

مدیریت زمان برای مشاورین املاک جهت افزایش درآمد بسیار مهم است، اما…

برای موفقیت در «کار»، نیازمند تعادل در «زندگی» هستید. شاید در مقاطعی از زندگی تصمیم بگیرید تمرکز بیشتری روی کار داشته باشید. اما باز هم باید به جنبه‌های دیگر زندگی به اندازه کافی بها دهید. برایان دایسون، مدیر عامل پیشین کوکاکولا در یک سخنرانی ۳۰ ثانیه‌ای به زیبایی به این موضوع اشاره می‌کند:

فرض کنید زندگی یک بازی است که باید در آن واحد ۵ توپ را در هوا نگه داشته و مانع افتادن آن‌ها شوید. یکی از توپ‌ها پلاستیکی بوده و سایر توپ‌ها از جنس شیشه هستند. بدیهی است اگر توپ پلاستیکی سقوط کند، پس از برخورد به زمین دوباره به سمت بالا می‌آید. اما ۴ توپ دیگر به محض برخورد با زمین می‌شکنند.

آن ۴ توپ شیشه‌ای عبارتند از: خانواده، سلامتی، دوستان و روح و روان شما و توپ پلاستیکی همان کار و شغل شما است.

بنابراین دقت کنید که اگر درگیر مدیریت زمان برای کار خود هستید و در برای پیشرفت و کسب درآمد بیشتر تلاش می‌کنید، سایر جنبه‌های زندگی را فراموش نکنید.

در این مقاله تلاش کردیم شما را با مفهوم مدیریت زمان و سوء مدیریت زمان آشنا کنیم، مهم‌ترین دلایل مشکل در مدیریت زمان برای مشاورین املاک را توضیح دهیم و تکنیک‌ها و راه‌کارهای عملی برای مدیریت زمان برای مشاورین املاک را آموزش دهیم. اگر همچنان سوال یا ابهامی در این زمینه دارید، سوالات خود را در بخش نظرات در انتهای همین مقاله مطرح کنید. در اسرع وقت پاسخگوی شما هستیم.